校内文件流转指南
一、内部文件(事务)处理签
1.适用于校内所有需要校领导签批、其他部门签批、给校领导阅知的文件,各二级部门办公室主任负责中转
2.流程步骤:发文者起文→本部门办公室主任审核→本部门领导签批→本部门办公室主任根据本部门领导意见转交下一步→相关部门提出建议→分管校领导签批→本部门办公室主任根据签批意见来决定是否转书记、校长→返回发文者→转发相关部门办理→办结归档。
3.转相关部门的一些常用原则:
(1)涉及经费支出的需要给财务处审核,特别是给总会计师签批的涉及经费支出的文必须先给财务处提意见;
(2)涉及采购的文件先给国资处审核;
(3)涉及专业经费支出的先给教务处审核,再给财务处审核;
(4)涉及学籍异动、专业调换的先给教务处审核;
(5)涉及人事、奖励的事项先给政治部审核;
(6)涉及法律事务的先给法律顾问审核;
(7)涉及审计事务先给审计处审核;
4.提交校领导签发的基本原则
(1)各二级单位根据所提交的文件内容来决定给哪位分管领导,涉及教师方面的先给政治部审核再给分管教师工作的校领导,涉及教学工作的先给教务处审核再给分管教学工作的校领导,涉及学生工作的先给学工部审核再给分管学生工作的校领导,涉及科研的先给科研处审核再给分管科研工作的校领导。
(2)需要呈多位领导审批的时候,按照校领导的排位从低到高依次提交给校领导;
(3)如果财务签给总会计师,校领导的签批顺序为:分管领导签批→总会计师签批→校长签批→书记签批
(4)需要上校长办公会的文件,必须转给校长签批,需要上党委会的文件,必须转给书记签批。
(5)需要征求相关部门意见的,请负责中转的主任、科长直接转给相关部门的主要领导。
二、学校发文笺
适用于所有需要对外报送的文件(如给党委、公安厅、教育厅、其他单位等)包括请示、报告、函等上行文和平行文,或是以“广西警察学院”“中共广西警察学院委员会”落款的发全校的通知、决定等下行文。
流程步骤:发文者起文→本部门领导签批→校办秘书科审核→校办主任审核→分管校领导签批→书记、校长签批→返回发文者复核→文印室排版、套红头→校办综合科用印→返回发起人→转学校各部门→办结归档
注意:以学校名义报上级部门的“请示”“报告”必须由书记或校长签发;以学校名义发“函”等平行文可以由分管副职校领导签发。
三、二级单位发文笺
仅仅适用于以履行部门职能,以本部门名义在校内发文,多用于行政职能部门发通知或征求意见,请不要与内部文件处理笺混淆。
流程步骤:发文者起文→本部门办公室主任审核→本部门领导→分管校领导签发
一般属于部门履行部门职能的文件由二级单位领导签发即可。
二级单位发文请注意编制二级单位文号,并做好存档工作。
四、所有的协议、合同请用纸质发文签,给法律顾问审核后再转交校领导签批。
除密件、协议、合同外,一般文件原则上不再走纸质流程。
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